Posts Tagged ‘Rückdelegation’

Gestern haben wir festgestellt, dass viele Berufstätigen Probleme haben, mit Ihrer Zeit zurechtzukommen. Sie schaffen es nicht, ihre Vorhaben, in der vorgesehenen Zeit, zu erledigen. Unausweichliche Folge ist, dass zu Lasten familiärer oder persönlicher Lebensbereiche Defizite entstehen.

Ganz schnell hat man keine Zeit mehr für:

  • Gesundheitsvorsorge durch sportliche Betätigung,
  • gemeinsame Zeit für die Familie, Kinder oder die Partnerschaft
  • gute Freunde oder soziale Kontakte
  • persönliche Hobbies oder Beschäftigungen zur Entspannung.

Leider können alle vorgenannten Punkte, wenn sie übertrieben werden, auch zu negativen Auswirkungen führen, die wiederum sehr viel Zeit kosten.Uhr2

Tappen Sie nicht, wie so viele in diese Falle.
Diese Entwicklung als normal anzusehen, grenzt an Harakiri. Auch wenn es mittlerweile als normal angesehen wird.  Auch wenn es viele Leidensgenossen gibt, so sollten Sie sich nicht damit abfinden. Durchbrechen Sie diesen Teufelskreis.

Bei Durchsicht dieses und dem vorhergehenden Artikel, kann man jedermann feststellen, dass ein großer Teil der Zeitprobleme hausgemacht sind. Es gar nicht so schwer, dagegen anzugehen.
In dem Katalog der möglichen Zeitsünden, werden Sie sich, bei dem einen oder anderen Punkt, auch sicherlich „ertappt“ fühlen:

Zeitfalle: Störungen durch Besucher oder Kollegen

Wer kennt sie nicht, die lieben Kolleginnen oder Kollegen, die mal eben kurz eine Frage haben. Aber auch Kunden, die sich mit belanglosen Anliegen, möglichst an den Chef, wenden wollen.
Jede Störung kostet Zeit, die unwiederbringlich verstreicht. Zeit, die für andere wichtige Belange fehlt.

Zeitfalle: Aufschieberitis

Zu jeder Arbeit gehören auch Tätigkeiten, die weniger angenehm sind. Wenn Sie diese als erstes erledigen, kann der Tag nur noch besser werden. Genau so gut ist es allerdings auch, sie als Abschluss des Tages zu verrichten, damit der nächste Tag positiv beginnen kann.
Im Grunde geht es darum, sich täglich eine Zeit zu reservieren, in der die unangenehmen Aufgaben erledigt werden. Ohne Wenn und Aber.

Zeitfalle: Alles selbst erledigen

Delegieren ist der Erfolgshebel schlechthin. Ein großer amerikanischer Industrieller hat einmal gesagt, dass man alles delegieren sollte, was ein anderer preiswerter erledigen kann. Allerdings muss man dabei auch akzeptieren lernen, dass ein anderer eine Arbeit anders macht, als man selbst. Solange die Arbeit nicht fehlerhaft ist, gilt es sie so zu akzeptieren, wie sie ist.
Auch im privaten Bereich lässt sich vielen delegieren. Statt, zum Beispiel, den Rasen selbst zu mähen, kann man auch mit seinen Kindern spielen. Sie könnten statt dessen, einen Jugendlichen aus der Nachbarschaft, für ein kleines Entgelt, damit beauftragen.

Zeitfalle: Rückdelegationen zulassen

Wenn Sie einmal eine Aufgabe delegiert haben, dann lassen Sie niemals zu, dass diese an Sie zurückdelegiert wird. Auch nicht mal eben zwischendurch.
Wenn Ihre Mitarbeiter erst einmal herausgefunden haben, dass Sie dafür empfänglich sind, ist der Damm gebrochen.

Zeitfalle: Alles perfekt machen wollen

Wenn eine Arbeit gut bis sehr gut erledigt wurde, dann sollte man damit auch zufrieden sein. Übermäßige Perfektion kostet viel Zeit und wird von anderen Menschen häufig gar nicht mehr wahrgenommen, geschweige denn honoriert. (Gilt zumindest für die meisten Berufe.)

Zeitfalle: Telefon

Wenn möglich, lassen Sie sich nicht durch jedes eingehende Telefonat aus Ihrem Gedankenrhythmus reißen. Stellen Sie Ihr Telefon auf eine Kollegin oder einen Kollegen um. Wenn Sie zuhause arbeiten, schaffen und stellen Sie einen Anrufbeantworter an, oder bitten Sie Ihre Partnerin oder Ihren Partner, die Telefonate entgegen zu nehmen.
Sie können dann, zu einem Zeitpunkt, der Ihnen passt, zurückrufen. Hilfreich ist es, wenn Sie schon vorher dafür einen Zeitraum festlegen. Der Anrufer kann dann gefragt werden, unter welcher Telefonnummer er, während dieser bestimmten Zeit, zu erreichen ist.
Das erspart Ihnen zeitaufwendiges Hinterher telefonieren.

Zeitfalle: Nicht Bewusst „Nein“ sagen

Wenn Sie es schaffen, das kleine „Zauberwort Nein“ so einzusetzen, dass Sie sich nur noch auf solche Vorhaben einlassen, die Sie persönlich weiterbringen, sind Sie auf einem sehr guten Weg.
Unter gekonnt einsetzen verstehe ich, Nein zu sagen, ohne den anderen zu verprellen. Ich denke, ein „Nein“ mit einer nachvollziehbaren Begründung, kann jeder nachvollziehen und akzeptieren.
Solch ein „Nein“ ist in der überwiegenden Zahl der Fälle möglich.
Wenn jedoch Gefahr in Verzug ist, oder Konflikte unter Mitarbeitern zu regeln sind, dann hilft alles nichts, dann muss die Tagesplanung über den Haufen geworfen werden.

Zeitfalle: Arbeiten ohne Arbeitsblöcke zu bilden

Weiter oben habe ich es bereits angedeutet. Ein Arbeitsblock ist beispielsweise das konzentrierte Abarbeiten der Rückrufe zu Anrufern, die sich im Laufe des Abgeschottetseins, angesammelt haben.
Aber es gibt auch viele andere Aufgabengruppen, die man sinnvollerweise zusammenfassen sollte. Korrespondenz, E-Mail-Bearbeitung, Ausarbeitungen, Mitarbeitergespräche etc.
Der Nutzen: Es entsteht ein Übungseffekt, der die Erledigung, in der Regel, beschleunigt.

Zeitfalle: Alles wissen wollen

Wenn Sie in einem Team arbeiten, haben Sie Zutrauen zu Ihren Kolleginnen und Kollegen, dass diese ihre Aufgaben auch gut erledigen können.
Schon Goethe wusste, dass wenn man Menschen so behandelt, wie sie sein sollten, dann werden sie auch in kurzer Zeit so, wie man es sich erwünscht.

Zeitfalle: Ziellos durchs Internet surfen

Das Internet ist eine tolle Erfindung, jedoch auch ein grenzenloser Verführer. Der gekonnte Einsatz kann eine sehr große Zeitersparnis bedeuten. Andererseits kann man sich auch unendlich „verlaufen“.
Setzen Sie sich daher immer ein Zeitlimit, das Sie einhalten werden, wenn Sie im Internet surfen.

Gibt es wieder Punkte, die Ihnen den Spiegel vorhalten?
Was sind Ihre regelmäßig wiederkehrenden Zeiträuber?
Vervollständigen Sie Ihre Liste.
Wenn Sie die Ursachen erst einmal erkannt haben, ist das bereits der erste Schritt zur Besserung. Jetzt können Sie Schritt für Schritt vorgehen und einen Zeiträuber nach dem anderen eliminieren. Überstürzen Sie dabei nichts.

Sie haben lange Zeit gehabt, Ihre, wenn auch nachteiligen, Gewohnheiten aufzubauen. Also geben Sie sich selbst auch etwas Zeit für Ihre Verhaltensänderungen.
Gut Ding will Weile haben.

Wenn Sie noch weitere Punkte haben, die Ihnen regelmäßig Zeit rauben, dann notieren Sie doch bitte Ihre Erfahrungen im nachstehenden Kommentar.

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